Pour une petite entreprise, l’informatique est devenue incontournable : gestion des clients, facturation, communication, sécurité des données…
Mais quand un problème survient, faut-il recruter un technicien en interne ou faire appel à un prestataire externe ?
Externaliser son support informatique séduit de plus en plus de TPE et PME, car cela semble pratique et économique. Cependant, comme toute décision stratégique, cette solution présente des avantages mais aussi des limites.
Dans cet article, nous allons passer en revue les points forts et les inconvénients de l’externalisation afin que vous puissiez décider ce qui correspond le mieux à votre entreprise.
Les avantages de l’externalisation du support informatique
Réduction des coûts
Employer un informaticien en interne implique un salaire, des charges, de la formation et du matériel. Avec l’externalisation :
- vous payez uniquement pour les services dont vous avez besoin ;
- vous évitez les coûts fixes liés à un poste salarié ;
- vous bénéficiez d’un budget plus flexible.
Exemple : une TPE qui n’a besoin d’assistance qu’une dizaine d’heures par mois ne justifie pas un recrutement à temps plein.
Accès à une expertise variée
Un seul informaticien ne peut pas tout maîtriser. Un prestataire externe regroupe souvent plusieurs compétences :
- sécurité des données ;
- maintenance des serveurs ;
- développement d’outils numériques ;
- gestion du réseau.
Cela permet à une petite entreprise de profiter d’une équipe élargie pour un coût raisonnable.
Gain de temps et de sérénité
Avec un prestataire, vous avez un interlocuteur dédié qui s’occupe des problèmes techniques.
- vous restez concentré sur votre cœur de métier ;
- vos collaborateurs ne perdent pas de temps à chercher des solutions par eux-mêmes ;
- les interventions sont plus rapides grâce à une organisation rodée.
Flexibilité et évolutivité
Les besoins d’une petite entreprise évoluent vite : un nouveau logiciel, un site web, une hausse du nombre d’utilisateurs… Avec un prestataire externe :
- vous adaptez vos services en fonction de vos besoins ;
- vous pouvez passer d’un forfait de base à un accompagnement complet ;
- vous bénéficiez de conseils pour anticiper vos futures évolutions.
Les inconvénients de l’externalisation du support informatique
Moins de réactivité sur place
Même si beaucoup de problèmes peuvent être réglés à distance, certains incidents nécessitent une présence physique.
- un prestataire externe ne peut pas toujours être sur place immédiatement ;
- un problème matériel (panne d’ordinateur, imprimante bloquée) peut prendre plus de temps à être réglé.
Perte de contrôle direct
Externaliser, c’est confier une partie sensible de son activité à un tiers.
- vous devez faire confiance à votre prestataire ;
- il est important de bien définir les responsabilités dans le contrat ;
- certaines entreprises craignent une dépendance vis-à-vis d’un seul fournisseur.
Risques liés à la confidentialité
Un prestataire accède souvent à vos données. Cela implique de :
- vérifier sa réputation et ses garanties de sécurité ;
- signer des accords de confidentialité ;
- vous assurer qu’il respecte le RGPD.
Coût à long terme
Si vous avez des besoins très réguliers ou complexes, les coûts d’un prestataire peuvent s’accumuler.
- pour une entreprise qui grandit rapidement, il peut devenir plus rentable d’avoir un informaticien en interne ;
- il faut comparer régulièrement les coûts et ajuster la solution choisie.
Comment trouver le bon équilibre ?
L’externalisation du support informatique n’est pas une solution « tout ou rien ». Beaucoup d’entreprises adoptent un modèle hybride :
- elles externalisent la maintenance, la sécurité et le conseil stratégique ;
- elles gardent en interne certaines tâches simples du quotidien ;
- elles font appel au prestataire uniquement en cas de besoin spécifique.
Si vous êtes dirigeant d’une petite entreprise et que vous hésitez, je peux vous aider à évaluer vos besoins et à définir la solution la plus adaptée, qu’il s’agisse d’une externalisation complète ou partielle.
En résumé
Externaliser son support informatique présente de nombreux atouts :
- réduire les coûts fixes ;
- accéder à une expertise variée ;
- gagner du temps ;
- profiter de flexibilité.
Mais cette solution comporte aussi des limites :
- une réactivité parfois moindre sur site ;
- une dépendance vis-à-vis du prestataire ;
- des risques de confidentialité ;
- un coût qui peut grimper avec l’usage intensif.
Le bon choix dépend donc de la taille de votre entreprise, de vos besoins réels et de votre budget.
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